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Descripción de la oferta
Brindar el soporte administrativo a los abogados y apoyar en el desarrollo de las diversas actividades relacionadas con los clientes.
Asegurar los requerimientos de viáticos y condiciones necesarias para los abogados en caso de viajes de trabajo e incluye la logística general.
Gestionar la rendición de gastos y viáticos del abogado y del personal externo o contratado.
Tramitar los seguros de viaje según el requerimiento del abogado.
Asegurar la creación de nuevos clientes y asuntos.
Gestionar el formato respectivo y cumplir con el flujo regular establecido por el área de Operaciones.
Solicitar al abogado el sustento de la propuesta de honorarios en el caso de la creación de asuntos/sub-asuntos.
Contribuír al flujo y seguimiento de las facturas de los servicios solicitados a nuestros proveedores.
Solicitar el visto bueno del abogado y socio responsable del cliente y enviar al área correspondiente.
Contribuír al flujo de facturación para los clientes.
Asegurar la entrega del folder rojo a los socios correspondientes.
Realizar las correcciones y cambios que se registren en el folder rojo en el sistema Time Manager.
Enviar al área de operaciones el folder rojo cumpliendo con los tiempos establecidos.
Gestión de los reclamos del seguro médico de los abogados.
Facilitar formularios de reclamación del seguro. Solicitar e ingresar al sistema el formulario firmado y sellado por el médico tratante.
Verificar las características de los comprobantes de pago y escanearlos junto con el formulario de reclamación correspondiente.
Generar los reclamos en el portal de administración de reclamos de TAS, adjuntar el formulario y los comprobantes de pago correspondientes.
Hacer seguimiento a cada caso (reclamo) de los abogados a cargo verificando el reembolso correspondiente dentro del plazo pertinente.
Brindar soporte al abogado en caso de cualquier emergencia médica, gestionar las cartas de garantía para procedimientos o exámenes especiales.
Asegurar que las agendas y reuniones de los abogados a cargo se cumplan sin contratiempos.
Efectuar las coordinaciones necesarias para garantizar el espacio, las herramientas y servicios necesarios para el desarrollo del evento.
Apoyar al abogado en la planificación de citas y organizar su calendario de actividades.
Asegurar la correcta gestión de la documentación.
Gestionar la creación de files, expedientes, etc. Trasferir en el sistema a la persona encargada del caso.
Asegurar que la documentación y correspondencia recibida en Mesa de Partes para los abogados sean entregadas oportunamente.
Resguardar los poderes y testimonios otorgados a los abogados y mantener inventario de las copias certificadas de los mismos.
Gestionar documentación: elaboración y edición de documentos, armado de files, archivo de documentos, fotocopiado y digitalización documentaria, etc
Coordinar el envío oportuno de correspondencia y/o documentación a los clientes externos, internos u organismos reguladores.
Asegurar la comunicación oportuna y apropiada de los abogados con los clientes externos e internos.
Mantener actualizada la información de los contactos y clientes de los abogados tanto en sus bases internas como en el sistema de contactos del estudio.
Efectuar llamadas y realizar conferencias telefónicas nacionales e internacionales.
Actualizar los contactos frecuentes de los abogados a cargo.
Planificar y asegurar la realización de las audio-conferencias con clientes.
Brindar soporte para la presentación de medios probatorios en audiencias y diligencias.
Apoyar en la recopilación de los medios probatorios (impresiones, anillados, grabación de CDs y audios, fotocopiado).
Apoyar en el armado de demandas y contestaciones o trámites administrativos
Coordinar con las áreas de soporte que los abogados cuenten con las herramientas y condiciones de trabajo necesarias.
Mantener el inventario adecuado de útiles y artículos de oficina.
Verificar el funcionamiento de las herramientas de trabajo de los abogados y de las facilidades de la oficina.
Apoyar en la gestión de trámites y diversas actividades administrativas.
Coordinar la inscripción de los abogados en eventos académicos o con clientes, así como la logística de los mismos.
Gestionar y hacer seguimiento de los trámites documentarios de los abogados.
Coordinar con las notarías las legalizaciones de poderes, tomas de firma y diversos trámites notariales de inciio a fin.
Redactar textos, comunicaciones, correos, informes y elaborar cuadros y presentaciones y gestionar sus respactivo anexos.
Apoyar con la traducción de textos y documentos.
Brindar soporte a los abogados y asistentes de archivo que lo solicitan a través del buzón secretarial.
Otras funciones relacionadas a su puesto, encomendadas por el jefe directo.
Requerimientos
- Educación mínima: Técnico
- 4 años de experiencia
- Idiomas: Inglés
- Edad: entre 18 y 45 años
- Conocimientos: Adaptación al cambio, Comunicación y persuasión, Organización, Planificación, Soporte al cliente, Trabajo en equipo, Redes Sociales, Internet, Microsoft Office
Hace 7 días (actualizada)
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